Met ingang van 2011 geldt de werkkostenregeling: een nieuwe manier van fiscaal omgaan met vergoedingen en verstrekkingen aan personeel. Gedurende drie jaar (2011, 2012, 2013) geldt een overgangsregeling en mag u kiezen of u het huidige stelsel gebruikt of overgaat op de werkkostenregeling. Door de grote verschillen kan de werkkostenregeling flink duurder of juist goedkoper uitpakken. Breng daarom nú uw situatie in kaart.

• alles wat genoten wordt uit een dienstbetrekking, met inbegrip van vergoedingen en verstrekkingen, wordt tot het loon gerekend.
• de bestaande regels met betrekking tot onbelaste vergoedingen en verstrekkingen komen te vervallen;
• er komt een aantal gerichte vrijstellingen, zoals voor cursussen, studiekosten en onbelaste reiskostenvergoedingen;
• maximaal 1,4% van de totale loonsom kan besteed worden aan vrijgestelde vergoedingen en verstrekkingen, de zogenoemde vrije ruimte. Over het meerdere wordt een eindheffing geheven van 80%.

De nieuwe regeling gaat in per 1 januari 2011, maar gedurende drie jaar geldt een overgangsregeling en mag u jaarlijks kiezen of u het huidige systeem volgt of overgaat op de werkkostenregeling. U krijgt deze mogelijkheid omdat het hanteren van de werkkostenregeling aanzienlijk duurder voor u kan uitpakken dan u nu gewend bent. Daarom is het belangrijk nu alvast te beginnen met een inventarisatie.

Door de werkkostenregeling verdwijnen veel gedetailleerde regels voor verschillende vergoedingen en verstrekkingen, zoals de voorwaarden voor de fiets van de zaak. Daar staat tegenover dat u al uw vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers in kaart moet brengen om te beoordelen wat wel en wat niet onder de vrije ruimte valt.

Wanneer na inventarisatie blijkt dat de huidige onbelaste verstrekkingen en vergoedingen de vrije ruimte van 1,4% van de totale loonsom overschrijden, dan zult u waarschijnlijk kiezen voor de overgangsregeling. Bedenk echter dat de overgangsregeling maar drie jaar kan worden toegepast en dat u, zonder aanpassing van beleid, vanaf 1 januari 2014 hoogstwaarschijnlijk meer belasting gaat betalen.

Wanneer de huidige en toekomstige verstrekkingen en vergoedingen de 1,4%-norm naar verwachting niet zullen overschrijden, dan kunt u direct kiezen voor de werkkostenregeling en kunt u nadenken over het benutten van de vrije ruimte. Een bijkomend voordeel van het toepassen van de werkkostenregeling is dat bij een onbelaste vergoeding alleen een "gebruikelijkheidstoets' geldt en u niet meer hoeft aan te tonen dat er werkelijk gemaakte kosten tegenover staan.

• U past de werkkostenregeling toe door in uw administratie duidelijk vast te leggen welke zaken onder de werkkostenregeling vallen. Daarvoor dient u uw financiële administratie aan te passen, ook al kiest u in eerste instantie voor de overgangsregeling. Daarbij moet u uitgaan van bedragen inclusief BTW.
• Wanneer de vergoedingen en verstrekkingen de 1,4%-norm overschrijden dient eindheffing afgedragen te worden. U moet vooraf bepalen op welke wijze u dit in de (periodieke) loonaangifte gaat verwerken.
• Een vaste kostenvergoeding dient gespecificeerd te worden en per kostensoort moet u aangeven of deze onder de werkkostenregeling valt.
• Een mogelijke aanpassing van de arbeidsvoorwaarden van uw werknemers.

• benoemen van de specifieke gevolgen van de werkkostenregeling voor u als werkgever.
• de inventarisatie van de vergoedingen en verstrekkingen aan het personeel en het categoriseren daarvan.
• het maken van uw keuze voor de werkkostenregeling of overgangsregeling.
• het aanpassen van de arbeidsvoorwaarden, om overschrijding van de 1,4%-norm zoveel mogelijk te voorkomen.
• het optimaal benutten van de vrije ruimte.
• de (her)inrichting van uw financiële administratie.
• de periodieke berekening en beoordeling van de vrije ruimte en de gevolgen voor de aangifte loonheffing.

• Werkgevers die in 2011 geen gebruik willen maken van de werkkostenregeling, moeten dat vóór het begin van het kalenderjaar 2011 kenbaar maken. Maken zij geen keuze, dan is de werkkostenregeling van toepassing. Er moeten dus wat rekensommen worden gemaakt of de werkkostenregeling gunstiger is dan de huidige regeling.
• Inventariseer in dit kader de kosten die worden gemaakt voor vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers en welk deel van de kosten intermediaire kosten (b.v. kosten voor de leaseauto) vormt of valt onder de gerichte vrijstellingen of op nihil wordt gewaardeerd.
• Zorg dat de financiële administratie zo is ingericht dat de verschillende kostensoorten daar op eenvoudige wijze uit afgeleid kunnen worden.
• Besteed aandacht aan een planning met betrekking tot het beloningsbeleid en met name de verwachte vergoedingen en verstrekkingen in verhouding tot de verwachte loonsomontwikkeling, zodat de verwachte fiscale gevolgen met betrekking tot deze vergoedingen in kaart kunnen worden gebracht voor werkgever (en werknemer).

Download de brochure, mail naar info@los.nl of bel 033-460 38 38.